Керування електронною поштою може бути складним завданням, особливо якщо ви отримуєте велику кількість повідомлень щодня. Gmail, одна з найпопулярніших платформ електронної пошти, пропонує низку функцій, які допоможуть вам ефективно організувати свою папку “Вхідні”. Цей посібник допоможе вам упорядкувати свою скриньку вхідних повідомлень Gmail для оптимальної ефективності за допомогою міток, фільтрів, категорій та інших функцій.

Налаштування папки “Вхідні” в Gmail

Використання категорій

Gmail автоматично сортує ваші електронні листи за такими категоріями, як «Основні», «Соцмережі» та «Реклама». Щоб увімкнути або вимкнути категорії, натисніть на значок шестірні у верхньому правому куті, а потім виберіть «Переглянути всі налаштування». Перейдіть на вкладку «Вхідні» та поставте або зніміть прапорці біля категорій, які ви хочете використовувати.

Налаштування категорій

Щоб додатково налаштувати категорії, клацніть вкладку «Категорії» в меню налаштувань. Тут ви можете вибрати типи електронних листів для кожної категорії.

Відображення непрочитаних повідомлень спочатку

Щоб визначити пріоритетність непрочитаних повідомлень у папці «Вхідні», перейдіть до меню «Налаштування», виберіть вкладку «Вхідні» та виберіть «Спочатку непрочитані» зі спадного меню «Тип папки вхідних».

Упорядкування електронних листів за допомогою міток

Створення міток

Мітки допомагають класифікувати та впорядковувати ваші електронні листи. Щоб створити мітку, натисніть опцію «Створити нову мітку» на лівій бічній панелі або виберіть повідомлення, натисніть значок мітки на панелі інструментів і виберіть «Створити нову».

Вкладені мітки

Для кращої організації створіть вкладені мітки, вибравши параметр «Вкласти мітку під» під час створення нової мітки.

Застосування міток до електронних листів

Щоб застосувати мітку до електронного листа, виберіть повідомлення, натисніть значок мітки на панелі інструментів і виберіть потрібну мітку. Ви також можете перетягувати електронні листи на мітки на лівій бічній панелі.

Видалення міток

Щоб видалити мітку з електронного листа, відкрийте повідомлення, натисніть «x» поруч із міткою або виберіть електронний лист і натисніть значок мітки, а потім зніміть прапорець біля мітки.

Використання фільтрів для автоматичного впорядкування електронних листів

Створення фільтрів

Фільтри автоматично застосовують такі дії, як позначення або архівування, до вхідних електронних листів на основі певних критеріїв. Щоб створити фільтр, натисніть значок шестірні, виберіть «Переглянути всі налаштування» та перейдіть на вкладку «Фільтри та заблоковані адреси». Натисніть «Створити новий фільтр» і введіть потрібні критерії.

Редагування та видалення фільтрів

Щоб змінити або видалити фільтр, перейдіть на вкладку «Фільтри та заблоковані адреси» в налаштуваннях, знайдіть фільтр, який потрібно змінити, і натисніть «Редагувати» або «Видалити».

Використання фільтрів для впорядкування електронних листів

Створюючи фільтр, виберіть дії, які ви хочете застосувати до електронних листів, які відповідають вказаним критеріям, як-от застосування мітки, позначення як прочитане або архівування.

Додаткові поради щодо ефективного керування електронною поштою

Архівування електронних листів

Архівування електронних листів видаляє їх із папки “Вхідні” без видалення. Щоб заархівувати електронний лист, виберіть повідомлення та натисніть кнопку «Архівувати» на панелі інструментів.

Ігнорування розмов

Щоб заглушити бесіду та запобігти появі майбутніх повідомлень у папці «Вхідні», виберіть бесіду, натисніть кнопку «Більше» (три вертикальні крапки) на панелі інструментів і виберіть «Ігнорувати».

Пошук електронних листів

Потужна функція пошуку Gmail дозволяє швидко знаходити певні електронні листи. Використовуйте такі пошукові оператори, як «від:», «до:», «тема:», «мітка:» і «має: вкладення», щоб звузити результати пошуку.

Розширений пошук

Щоб отримати додаткові параметри пошуку, клацніть стрілку вниз на панелі пошуку, щоб відкрити панель розширеного пошуку, де можна ввести детальні критерії пошуку.

Комбінації клавіш

Використання комбінацій клавіш може заощадити ваш час під час керування електронною поштою. Щоб увімкнути комбінації клавіш, перейдіть до меню «Налаштування», виберіть вкладку «Додатково» та ввімкніть «Власні комбінації клавіш». Деякі корисні комбінації клавіш включають «c», щоб створити новий електронний лист, «e», щоб архівувати повідомлення, і «r», щоб відповісти на електронний лист.

Упорядкування вашої папки “Вхідні” Gmail для ефективного керування електронною поштою може значно підвищити вашу продуктивність і зменшити стрес, спричинений захаращеними скриньками. Використовуючи категорії, мітки, фільтри та інші функції Gmail, ви можете підтримувати добре організовану папку “Вхідні”, що полегшує пошук, читання та відповідь на важливі повідомлення.